Per mettere in pratica le idee è importante prima organizzare e progettare un piano d’azione. Il metodo più efficace ed efficiente è quello di elaborare una mappa dei processi, strumento versatile che aiuta a visualizzare il flusso di lavoro per migliorare le molteplici attività.
La mappatura dei processi è una rappresentazione visiva del flusso di lavoro che serve per individuare vari problemi e diverse aree di miglioramento. Il suo scopo è quello di illustrare come funziona un processo in modo conciso e diretto consentendo a qualsiasi membro del team di comprendere facilmente come gestire un determinato processo senza lunghe spiegazioni verbali. Inoltre è fondamentale per semplificare la comprensione di un flusso di lavoro, per migliorare la comunicazione, per standardizzare la documentazione del processo e per aiutare a pianificare le attività e i progetti futuri.
La mappatura dei processi utilizza i simboli del linguaggio UML (Unified Modeling Language) per rappresentare gli elementi chiave come fasi, punti di decisione, input e output, e membri del team coinvolti. Creare una mappa di processo è semplice e può essere fatto su carta o utilizzando software i cui punti fondamentali sono i seguenti:
- Identificare l’attività o il problema da analizzare
- Elencare le attività necessarie allo svolgimento
- Indicare la sequenza dei passaggi
- Disegnare un diagramma di flusso utilizzando i simboli della mappatura dei processi
- Condividere il piano elaborato con i colleghi
- Analizzare le attività di miglioramento da sviluppare
Ci sono diverse metodologie per svolgere un’efficiente mappa dei processi aziendali, che rispondono alle precise esigenze di un’impresa. L’obiettivo principale è quello di illustrare con simboli, grafici e forme geometriche, tutte le fasi in cui è strutturato il processo, nonché le risorse aziendali coinvolte.
Di seguito varie tipologie di mappe dei processi:
- Diagramma di flusso: utilizzato per pianificare nuovi progetti, migliorare la comunicazione tra i membri del team, creare modelli e documenti dei processi, risolvere problemi di uno sviluppo in corso e analizzare e gestire i flussi di lavoro
- Mappa di processo generale: usato per definire i processi aziendali e identificare i passaggi chiave necessari
- Mappa di processo dettagliata: documenta i punti decisionali, gli input e gli output di ogni passaggio
- Mappa swimlane: organizza le attività di un processo in “corsie” per designare chi è responsabile di ciascuna attività. Le mappe swimlane sono ideali per formare i dipendenti nel loro ruolo e aumentare la responsabilizzazione
- Mappa del flusso di valore: permette di visualizzare il processo tramite il quale un prodotto o un servizio raggiunge il cliente
- Diagramma SIPOC: è un grafico che identifica gli elementi chiave di un processo, che può essere creato come passaggio preliminare di una mappatura di sviluppo dettagliata
Le mappe dei processi non sono definitive. È inevitabile che si verifichino dei cambiamenti, sia che si tratti di una nuova struttura aziendale, sia che i clienti cambino completamente ciò che vogliono dall’azienda. I processi dovranno adattarsi per stare al passo con un ambiente in continua evoluzione. Ciò significa rivedere la mappa dei processi per migliorarla continuamente e apportare le modifiche necessarie per mantenerla aggiornata.